Déclaration de confidentialité de l’entreprise
Autorité portuaire de Prince Rupert
Déclaration de confidentialité de l’entreprise
L’APPR est une entité constituée en société sans capital social qui exploite, gère et promeut le port de Prince Rupert.
Dans le cadre de ses activités, la PRPA reçoit des informations personnelles. La présente déclaration de confidentialité explique comment l’APPR traite les informations que vous partagez avec elle et comment vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la gestion des informations personnelles.
L’APPR est soumise à la loi fédérale sur la protection de la vie privée. Aux fins de la présente déclaration, on entend par « informations personnelles » toute information concernant une personne physique qui est, ou peut raisonnablement être, associée à cette personne.
L’APPR est également soumise à la loi maritime du Canada et aux réglementations associées. En raison d’exigences réglementaires, la fourniture d’informations personnelles peut être obligatoire dans le cadre de la prestation de nos services. Nous vous informerons lorsque la collecte d’informations personnelles est obligatoire.
Les informations personnelles sont généralement collectées directement auprès de la personne concernée, mais peuvent également être collectées indirectement auprès de tiers.
Les informations personnelles que nous recueillons
La présente déclaration concerne les informations personnelles que l’APPR recueille auprès : (1) des personnes qui utilisent ou cherchent à utiliser les services, les installations ou les biens fournis par l’APPR ; (2) des personnes qui souhaitent recevoir des informations sur les activités de l’APPR ; (3) des personnes qui fournissent des services commerciaux ou professionnels à l’APPR ; et (4) des personnes issues de communautés autochtones qui sont en communication avec l’APPR au sujet du développement et des initiatives ou d’autres activités sur les terres domaniales. Notre traitement des informations personnelles des employés potentiels, actuels et anciens est abordé dans notre déclaration de confidentialité des employés.
L’APPR ne recueille que les informations personnelles directement liées aux programmes ou activités autorisés.
Les informations personnelles que nous recueillons consistent généralement en des informations concernant :
- Opérations terrestres (laissez-passer portuaires) :
- Nom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire, photos de la personne et, le cas échéant, habilitation de sécurité de Transports Canada)
- Laissez-passer et permis
- Permis de transport de marchandises dangereuses (nom, transporteur, adresse électronique, dernier port d’escale, prochain port d’escale)
- Permis de plongée (nom, société, nom du divemaster, numéro de téléphone, navire de support de plongée)
- Demande d’organisation d’un événement maritime (nom de la personne à contacter, adresse, preuve d’assurance, nom de l’organisation, numéro de téléphone, description de l’événement maritime, lieu de l’événement maritime, date de l’événement maritime)
- Permis de travail à chaud (nom, fonction, compagnie/navire, lieu d’amarrage)
- Liste de contrôle pour l’avitaillement (nom du capitaine du navire receveur, opérateur responsable du navire receveur, capitaine du navire avitailleur, superviseur de l’avitaillement du véhicule d’avitaillement, personne(s) autorisée(s) à mettre en œuvre le plan d’intervention, emplacement du poste d’amarrage/de l’ancrage).
- Manifeste de l’équipage : Nom, date de naissance, nationalité, numéro de passeport
- Activités des entreprises : Nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone des administrateurs/candidats à un poste d’administrateur, noms des garants ou indemnisateurs personnels et des agents autorisés des entreprises.
- Les personnes qui font des demandes d’accès/de renseignements : Nom, adresse personnelle, numéro de téléphone, adresse électronique ; commentaires formulés ; informations demandées ou fournies par vous, y compris les informations relatives à votre expérience de la prestation de nos services.
- Les contractants qui sont des personnes physiques : Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, informations financières pour faciliter le(s) paiement(s).
- Membres de la communauté autochtone : Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, informations sur le profil de la communauté (par exemple, familles, chefs héréditaires, membres de la bande, composition des communautés), opinions sur les opérations et les plans de l’autorité portuaire.
- Informations sur l’incident : Nom, numéro de téléphone, adresse électronique, détails de l’incident
- Programme d’excursions à terre : Nom, sexe, âge, pays de résidence, demandes d’accommodement (par exemple, santé, régime alimentaire).
- Laissez-passer/registres des visiteurs : Nom, adresse électronique
Moyens de collecte. Le plus souvent, nous recueillons des informations personnelles directement auprès de la personne concernée. Lorsque des informations personnelles sont détenues par un tiers, nous obtenons généralement le consentement de la personne concernée avant de demander ces informations. Lorsque nous obtenons des informations personnelles directement d’un tiers (par exemple, un prestataire de services, une compagnie de croisières), nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que le tiers nous a déclaré qu’il avait le droit de nous divulguer les informations personnelles de la personne concernée. Dans certains cas, lorsque les informations personnelles sont moins sensibles, le consentement peut être implicite du fait de vos actions.
Les images des personnes visitant l’APPR peuvent être captées par des dispositifs d’enregistrement vidéo utilisés pour assurer la sécurité physique de l’APPR, de ses bureaux et installations, ainsi que des terminaux.
Comment l’APPR utilise-t-elle les informations personnelles ?
L’APPR n’utilise les informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues ou compilées à l’origine, pour un usage compatible avec ces fins ou pour un usage autorisé par la loi sur la protection de la vie privée.
Les informations personnelles collectées par l’APPR sont utilisées pour :
- Établir, maintenir et gérer nos relations avec les clients afin de leur fournir des services maritimes et des services liés à l’expédition.
- Communiquer avec les utilisateurs potentiels et actuels des services et, le cas échéant, confirmer les informations qu’ils fournissent, ce qui implique de répondre aux demandes de renseignements et de solliciter un retour d’information sur le(s) service(s).
- Communiquer de manière générale avec les personnes qui recherchent des informations sur les activités de l’autorité portuaire.
- Administrer nos activités commerciales.
- nous permettre de nous conformer aux lois applicables et, en particulier, aux exigences de la loi fédérale sur la marine marchande du Canada et des règlements associés.
- Enquêter sur les accidents ou les incidents.
- Maintenir la sécurité de nos technologies de l’information et la sécurité physique de nos installations.
- Protéger les droits de l’APPR et la sécurité d’autrui.
- Analyser les risques et les résultats commerciaux.
- Analyser les besoins et les résultats en matière de marketing et de communication.
- nous acquitter de nos responsabilités à l’égard des autorités de réglementation, des autorités fiscales et des autorités chargées de l’application de la loi, ou nous acquitter de toute autre responsabilité légale.
- Engagement et consultation des communautés autochtones et organisation de séances d’information à leur intention sur les questions relatives aux activités commerciales et aux plans d’expansion de l’APPR.
- atteindre un objectif spécifique lorsque nous avons obtenu le consentement approprié pour collecter ou utiliser vos informations à cette fin.
Comment l’APPR partage-t-elle les informations personnelles ?
Dans le cadre de ses activités commerciales, l’APPR peut partager des informations personnelles avec :
- Les autres organes du gouvernement fédéral, y compris les organismes chargés de l’application de la loi.
- Les prestataires de services, y compris les prestataires de services d’assistance en matière de technologies de l’information.
- Fournisseurs de services récréatifs (par exemple, kayak, observation des baleines).
- Prestataires de services de paiement.
Nous ne vendons pas d’informations personnelles à qui que ce soit. L’APPR ne partage pas, ne transfère pas, n’échange pas et ne divulgue pas de données personnelles à des tiers, à l’APPR. Nous ne divulguons que les informations personnelles nécessaires aux fins de la divulgation.
En cas d’obligation légale de divulguer des informations personnelles, l’APPR ne les divulguera que lorsque et dans la mesure où la loi l’exige. Toute divulgation à des prestataires de services tiers se fera conformément à des accords définissant les exigences relatives à l’utilisation, à la sauvegarde, à la conservation et à l’élimination de ces informations, ou comme l’exige la loi.
Plus précisément, nous pouvons partager des informations personnelles avec nos employés, nos agents, d’autres institutions gouvernementales et certains tiers non affiliés, tels que des contractants et des prestataires de services qui ont besoin d’accéder à ces informations pour aider l’APPR à répondre aux besoins de nos activités commerciales et opérationnelles.
Notre utilisation de la technologie Internet
L’APPR utilise des logiciels pour surveiller le trafic sur le réseau afin d’identifier les tentatives non autorisées de télécharger ou de modifier des informations, ou de causer d’autres dommages. Ce logiciel reçoit et enregistre l’adresse IP (Internet Protocol) de l’ordinateur qui est entré en contact avec notre site web, la date et l’heure de la visite et les pages consultées. L’APPR ne tente pas d’établir un lien entre ces adresses et l’identité des personnes qui visitent notre site, à moins qu’une tentative d’endommager le site n’ait été détectée.
L’APPR n’utilise pas actuellement de « cookies » pour savoir comment nos visiteurs utilisent ce site ou pour déterminer les sites visités précédemment. Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre ordinateur ou votre appareil lorsque les utilisateurs accèdent à un site web.
Consentement
Consentement. Sauf si la loi l’autorise, l’APPR ne recueillera pas d’informations personnelles sans avoir obtenu au préalable votre consentement. Si l’APPR souhaite utiliser les informations à des fins nouvelles ou différentes et estime qu’un consentement est nécessaire, elle vous demandera votre consentement pour utiliser et divulguer vos informations personnelles.
L’APPR demandera généralement votre consentement explicite. Toutefois, dans certaines situations, votre consentement est implicite du fait de vos actions. En fournissant vos informations personnelles à l’APPR de quelque manière que ce soit, vous acceptez que nous puissions collecter, utiliser, divulguer ou traiter vos informations personnelles conformément à la présente déclaration de confidentialité.
Retrait du consentement. En règle générale, vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de vos informations personnelles. Si vous le faites, cela peut empêcher l’APPR de vous fournir des informations ou nos services. Si vous retirez votre consentement, nous vous informerons des conséquences éventuelles de ce retrait. Veuillez noter que dans certaines circonstances, vous ne pouvez pas retirer votre consentement en raison d’exigences légales, réglementaires ou contractuelles. Pour retirer votre consentement, vous pouvez nous contacter de la manière décrite ci-dessous dans la section « Réponse à vos questions sur la protection de la vie privée ».
Veuillez noter que la législation canadienne autorise ou exige l’utilisation ou la divulgation d’informations personnelles sans consentement dans des circonstances spécifiques. Ces circonstances incluent les situations exigées par la loi ou nécessaires pour protéger l’APPR, ses employés ou d’autres personnes. Si l’APPR estime qu’il est approprié de divulguer des informations personnelles sans consentement, elle limitera la divulgation d’informations à ce qui est nécessaire.
Sauvegardes, précision et conservation
Comment nous protégeons vos informations . L’APPR s’efforce de maintenir des mesures de protection physiques, procédurales et techniques appropriées dans ses bureaux et ses installations de stockage d’informations afin d’éviter toute perte, tout abus, tout accès non autorisé, toute divulgation ou toute modification des informations personnelles dont elle a la garde. Nos garanties s’appliquent également à l’élimination ou à la destruction de ces informations.
Une atteinte à la vie privée implique la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et/ou l’élimination inappropriées ou non autorisées d’informations à caractère personnel. L’APPR prend au sérieux toute information ou plainte relative à une violation de la vie privée. Toute plainte, allégation ou information concernant d’éventuelles violations de la vie privée est examinée et évaluée de manière cohérente et fait l’objet d’une enquête équitable et impartiale en fonction de la nature de l’information ou de la plainte présumée.
Nous nous efforçons également de veiller à ce que les informations personnelles dont nous avons la garde soient aussi exactes, actuelles et complètes que nécessaire aux fins pour lesquelles la PRPA utilise ces informations.
Où nous conservons vos informations . Les informations personnelles détenues par l’APPR sont utilisées, consultées ou stockées dans des serveurs situés au Canada.
Durée de conservation des informations . L’APPR conserve activement vos informations personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires à notre relation avec vous ou que la loi l’exige. Cette durée peut varier en fonction de la nature des informations et de l’objectif pour lequel elles ont été collectées.
Accès
L’APPR offre un droit raisonnable d’accès et de correction et s’efforcera de fournir les informations personnelles en question dans un délai raisonnable. Une pièce d’identité peut vous être demandée afin que nous puissions vérifier votre identité avant de vous fournir vos informations personnelles.
Si vous avez besoin des documents dans un autre format, l’APPR fera des efforts raisonnables pour vous fournir vos informations personnelles dans ce format. Si nous devons payer des frais pour récupérer et vous fournir des informations spécifiques que vous avez demandées, nous vous en informerons et obtiendrons votre autorisation avant de procéder.
Nous pouvons refuser l’accès aux informations personnelles dans certaines circonstances. Il s’agit notamment des cas où les informations demandées révéleraient des informations confidentielles ou des informations personnelles concernant quelqu’un d’autre, ou si des dispositions légales nous autorisent ou nous interdisent de divulguer de telles informations.
Répondre à vos questions sur la protection de la vie privée
Si vous avez des questions ou des inquiétudes sur la manière dont l’APPR gère ou utilise vos informations personnelles, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée de l’APPR :
Par courrier électronique : accesstoinformation@rupertport.com
Par courrier :
200 – 215 Cow Bay Road, Prince Rupert, Colombie-Britannique, V8J 1A2
Par téléphone : 250-627-8899
Si l’APPR n’est pas en mesure de résoudre un problème particulier à votre satisfaction, vous pouvez le porter à l’attention du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.