Assistante administrative, Opérations de la porte d’entrée

Résumé du poste

Sous la responsabilité du directeur de l’exploitation et de la planification de la porte d’entrée, l’assistant administratif de l’exploitation de la passerelle est chargé de fournir des services administratifs au capitaine du port, au directeur de l’exploitation et de la planification de la porte d’entrée, au département des opérations maritimes, aux opérateurs de la porte d’entrée et au bureau d’accréditation de l’APPR.

Responsabilités du poste

• Apporte un soutien administratif au capitaine du port, au directeur de l’exploitation et de la planification de la porte d’entrée, au département des opérations maritimes et au personnel de sécurité en gérant efficacement la correspondance, les congés, les calendriers, les rendez-vous et d’autres services administratifs.
• Responsable de la gestion efficace des fournitures et des livraisons pour le bureau, la cuisine et la conciergerie.
• Préparer une variété de correspondance, de rapports, d’appels d’offres et de soumissions pour le capitaine du port, le directeur des opérations et de la planification de la passerelle et d’autres membres du personnel opérationnel, selon les besoins.
• Assister le capitaine de port et le directeur de l’exploitation et de la planification de la porte d’entrée dans la tenue d’un système d’archivage virtuel.
• Coordonne la collecte d’informations auprès du personnel des départements en vue de leur inclusion dans les sections départementales du rapport de gestion du Conseil.
• Recueille et alimente des informations statistiques concernant les activités opérationnelles au sein du port, y compris, mais sans s’y limiter, la production de tableaux de bord mensuels et de rapports périodiques.
• Il est responsable de toutes les réservations de voyages et de formations au sein du département et prépare la correspondance et les notes de frais correspondantes.
• Coordonne les activités du service en organisant des salles de réunion internes et externes ainsi que des conférences téléphoniques et des vidéoconférences au sein du service.
• Coordonne, planifie et fait office de secrétaire de séance pour les réunions des opérations du port et de la Harbour Debris Society.
• Participer aux réunions des services afin de consigner les discussions, les mesures à prendre et les résultats dans les dossiers de l’entreprise.
• Gère les demandes d’espace de réunion du centre d’opérations d’urgence et l’approbation des demandes. Responsable d’autres réunions, déjeuners et fonctions spéciales, selon les besoins.
• Agit en tant que scribe de la section des opérations lors des activations du COU.
• Coordonne l’achat des uniformes du département et le suivi des stocks.
• Gère les changements apportés au calendrier des effectifs du département des opérations maritimes et aux calendriers du département.
• Responsable des demandes de renseignements, des requêtes et de la programmation des navires de patrouille portuaire et des véhicules de Gateway Operations.
• Coordonne la participation du département aux événements communautaires, y compris, mais sans s’y limiter, la Journée internationale du marin, le Seafest et le Sailpast.
• Responsable de l’examen et du codage des factures du département. Soutenir les activités de planification et de suivi du budget.
• Veiller à ce que les certifications du personnel du département soient à jour et archivées.
• Effectuer des travaux de recherche et d’autres tâches en fonction des besoins.

Caractéristiques de l’emploi

Formation et expérience

• Une formation post-secondaire est considérée comme un atout
• Trois ans d’expérience professionnelle dans le domaine concerné

Autres exigences

• Bonne communication orale et écrite.
• Bonne aptitude au service à la clientèle.
• Bonne capacité d’analyse, de résolution de problèmes et d’organisation.
• Bon jugement et tact dans le traitement de questions sensibles et d’informations confidentielles.
• Bonne aptitude à établir des relations. Capable d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec tous les niveaux d’employés.
• Capacité avérée à gérer plusieurs projets simultanément et à gérer efficacement les changements de priorités.
• Maîtrise de MS Office, en particulier de Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
• Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
• Posséder un permis de conduire valide de classe 5.
• Être en mesure d’obtenir une habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada.

Le salaire de base initial pour ce poste est compris entre 83 418 et 104 273 dollars .

Les candidats intéressés sont priés d’envoyer leur candidature par courrier électronique à l’adresse suivante : careers@rupertport.com.

L’équité, la diversité, l’inclusion et de faire partie sont au cœur de la culture de l’APPR et jouent un rôle essentiel dans notre stratégie de croissance. Nous nous engageons à faire en sorte que chacun ait un sentiment d’appartenance et puisse contribuer au maximum de son potentiel. C’est grâce à nos différences que de grandes choses se produisent ici. Si vous êtes un candidat ayant besoin d’aménagements ou d’une assistance particulière tout au long de la procédure d’entretien, veuillez en faire la demande par courriel à l’adresse careers@rupertport.com.