Assistant(e) administratif(ve)

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la responsabilité du vice-président chargé des affaires publiques et du développement durable, l’assistant(e) administratif(ve) assure des fonctions d’assistant(e) de direction et de soutien administratif pour le département.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

Gérer le système de gestion des documents du département et coordonner l’organisation des documents du département.
Gère un système de suivi administratif du département pour les demandes de remboursement de frais, les voyages d’affaires et les emplois du temps du personnel.
Coordonne l’accueil des délégations en visite au port de Prince Rupert, notamment en soutenant l’élaboration d’itinéraires et la logistique des voyages pour le département.
Coordonne les réunions d’affaires, les déjeuners et autres événements spéciaux.
Répondre aux besoins de déplacement du département des affaires publiques et du développement durable. Il planifie les réservations d’hôtel et de vol et se procure les documents nécessaires, tels que l’inscription, le passeport et le paiement, et traite toutes les notes de frais.
Fournit des services de soutien (y compris la coordination des rapports de gestion, des rapports budgétaires, la coordination des conférences et des vidéoconférences, la coordination et la programmation des réunions et la rédaction d’un compte rendu des délibérations de la réunion, etc.
Soutenir la coordination des programmes d’affaires publiques, y compris les forums d’information communautaires, les demandes de dons et les demandes de fonds d’investissement communautaires, ainsi que d’autres initiatives d’engagement public.
Veille à ce que la base de données de gestion des relations avec la clientèle du département soit mise à jour pour assurer le suivi de la communication et de l’engagement avec les principales parties prenantes.
Assurer le rôle de point de contact pour le département des affaires publiques et du développement durable en répondant aux demandes d’information et en dirigeant les demandes vers les responsables de programme appropriés.
Fournit un soutien administratif (y compris la préparation de correspondances et la réalisation de travaux de recherche) à l’ensemble du personnel du département.
Participer à des initiatives et à des événements d’engagement communautaire et public en tant que membre de l’équipe des affaires publiques, selon les besoins.
Il accueille les visiteurs au centre d’interprétation du port et répond aux questions relatives au port et à la communauté, le cas échéant.
Fournir un soutien administratif à d’autres services, le cas échéant.
Effectue d’autres tâches d’assistant de direction selon les instructions du vice-président.

LES CONDITIONS DE TRAVAIL

Travaille principalement dans un environnement de bureau.
Poste régulier à temps plein (37,5 heures par semaine). Les horaires de travail réguliers sont du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30, avec une pause déjeuner d’une heure (non rémunérée).
Les horaires de travail peuvent parfois être modifiés pour répondre aux besoins opérationnels.

SPÉCIFICATIONS DU POSTE

Éducation formelle

Une formation post-secondaire est un atout.

Expérience connexe

Au moins cinq ans d’expérience sur le site .

Autres exigences

Bonne aptitude à la communication orale et écrite, notamment en ce qui concerne la correspondance.
Bonne aptitude au service à la clientèle.
Bonne capacité à résoudre les problèmes et à s’organiser.
Bon jugement et tact dans le traitement de questions sensibles et d’informations confidentielles.
Bonne aptitude à établir des relations. Capable d’établir et de maintenir une relation de travail efficace avec tous les niveaux d’employés.
Capacité avérée à gérer plusieurs projets simultanément et à gérer efficacement des priorités changeantes.
Enthousiaste et motivé. Travaille bien individuellement et en équipe.
Créatif et intuitif.
Résiliente. Accepte et s’épanouit dans le changement et dans un environnement en constante évolution.
Maîtrise de MS Office, en particulier de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
Être en mesure d’obtenir une habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada.
Posséder un permis de conduire valide de classe 5.

Les personnes d’origine autochtone sont vivement encouragées à poser leur candidature.

Ce poste n’est pas disponible pour le travail à distance.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en toute confidentialité au plus tard à l’adresse suivante

Lundi 10 avril 2022.

Veuillez postuler ici