Assistant(e) administratif(ve)


RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la responsabilité du vice-président chargé des affaires publiques et du développement durable, l’assistant(e) administratif(ve) assure des fonctions d’assistant(e) de direction et de soutien administratif pour le département.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

  1. Gérer le système de gestion des documents du département et coordonner l’organisation des documents du département.
  2. Gère un système de suivi administratif du département pour les demandes de remboursement de frais, les voyages d’affaires et les emplois du temps du personnel.
  3. Coordonne l’accueil des délégations en visite au port de Prince Rupert, notamment en soutenant l’élaboration d’itinéraires et la logistique des voyages pour le département.
  4. Coordonne les réunions d’affaires, les déjeuners et autres événements spéciaux.
  5. Répondre aux besoins de déplacement du département des affaires publiques et du développement durable. Il planifie les réservations d’hôtel et de vol et se procure les documents nécessaires, tels que l’inscription, le passeport et le paiement, et traite toutes les notes de frais.
  6. Fournit des services de soutien (y compris la coordination des rapports de gestion, des rapports budgétaires, la coordination des conférences et des vidéoconférences, la coordination et la programmation des réunions et la rédaction d’un compte rendu des délibérations de la réunion, etc.
  7. Soutenir la coordination des programmes d’affaires publiques, y compris les forums d’information communautaires, les demandes de dons et les demandes de fonds d’investissement communautaires, ainsi que d’autres initiatives d’engagement public.
  8. Veille à ce que la base de données de gestion des relations avec la clientèle du département soit mise à jour pour assurer le suivi de la communication et de l’engagement avec les principales parties prenantes.
  9. Assurer le rôle de point de contact pour le département des affaires publiques et du développement durable en répondant aux demandes d’information et en dirigeant les demandes vers les responsables de programme appropriés.
  10. Fournit un soutien administratif (y compris la préparation de correspondances et la réalisation de travaux de recherche) à l’ensemble du personnel du département.
  11. Participer à des initiatives et à des événements d’engagement communautaire et public en tant que membre de l’équipe des affaires publiques, selon les besoins.
  12. Il accueille les visiteurs au centre d’interprétation du port et répond aux questions relatives au port et à la communauté, le cas échéant.
  13. Fournir un soutien administratif à d’autres services, le cas échéant.
  14. Effectue d’autres tâches d’assistant de direction selon les instructions du vice-président.

LES CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Travaille principalement dans un environnement de bureau.
  • Poste régulier à temps plein (37,5 heures par semaine). Les horaires de travail réguliers sont du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30, avec une pause déjeuner d’une heure (non rémunérée).
  • Les horaires de travail peuvent parfois être modifiés pour répondre aux besoins opérationnels.

SPÉCIFICATIONS DU POSTE

Éducation formelle

Une formation post-secondaire est un atout.

Expérience connexe

Au moins cinq ans d’expérience sur le site .

Autres exigences

  • Bonne aptitude à la communication orale et écrite, notamment en ce qui concerne la correspondance.
  • Bonne aptitude au service à la clientèle.
  • Bonne capacité à résoudre les problèmes et à s’organiser.
  • Bon jugement et tact dans le traitement de questions sensibles et d’informations confidentielles.
  • Bonne aptitude à établir des relations. Capable d’établir et de maintenir une relation de travail efficace avec tous les niveaux d’employés.
  • Capacité avérée à gérer plusieurs projets simultanément et à gérer efficacement des priorités changeantes.
  • Enthousiaste et motivé. Travaille bien individuellement et en équipe.
  • Créatif et intuitif.
  • Résiliente. Accepte et s’épanouit dans le changement et dans un environnement en constante évolution.
  • Maîtrise de MS Office, en particulier de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
  • Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
  • Être en mesure d’obtenir une habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada.
  • Posséder un permis de conduire valide de classe 5.

Les personnes d’origine autochtone sont vivement encouragées à poser leur candidature.

Ce poste n’est pas disponible pour le travail à distance.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en toute confidentialité au plus tard à l’adresse suivante

Lundi 10 avril 2022.

Veuillez postuler ici

Assistant(e) administratif(ve)

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en toute confidentialité avant le lundi 10 avril 2023.

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Autres possibilités de carrière

Poste

Date de publication
Date de clôture

L’OPPORTUNITÉ

Sous la responsabilité du directeur des opérations et des services des ressources humaines, le partenaire commercial des ressources humaines aide le directeur des opérations et des services des ressources humaines à élaborer, déployer et administrer des initiatives, des politiques et des programmes clés en matière de ressources humaines, qui sont alignés sur les objectifs stratégiques du port et contribuent à leur réalisation.

En particulier, le titulaire apporte son soutien à la conception et à la mise en œuvre des meilleures pratiques et des solutions en matière de ressources humaines concernant les relations avec les employés, la politique, les procédures et les processus en matière de ressources humaines, les cycles de ressources humaines, y compris la planification de la main-d’œuvre, la gestion des performances, la planification de la succession, la rémunération et les avantages sociaux, et le système d’information sur les ressources humaines.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

  • Faire le lien entre la direction et les relations avec les employés en répondant aux demandes ou à d’autres questions.
  • Fournir des conseils stratégiques, des orientations et des solutions aux cadres supérieurs et aux dirigeants de l’organisation sur des initiatives et des questions complexes en matière de ressources humaines qui ont des répercussions à long terme.
  • Partenaire des clients, en tant que partie prenante stratégique, pour guider les initiatives de gestion du changement en définissant la stratégie, le processus et les outils de soutien pour répondre aux besoins tels que: les structures organisationnelles et les examens de la conception, la gestion du changement, la résolution des conflits, la planification du personnel, les stratégies de ressourcement, la gestion des performances annuelles, la gestion progressive des performances, la planification de la succession, les activités de continuité des activités et les projets spéciaux.
  • Contribue à établir des lignes directrices et des principes en matière de stratégie, de planification, de communication et de réflexion sur l’efficacité du changement et de sa mise en œuvre.
  • Utilise l’analyse des données pour anticiper et résoudre les défis commerciaux actuels et futurs afin d’éclairer la stratégie à venir et d’identifier les intérêts concurrents et les risques éventuels.
  • Fournir un encadrement et des conseils aux dirigeants de l’organisation dans le cadre d’initiatives de conception organisationnelle.
  • Il collabore de manière proactive avec les superviseurs/gestionnaires afin de réduire au minimum les problèmes liés aux relations avec les employés, les problèmes de performance au travail et les plaintes, et de contribuer à la gestion progressive des performances.
  • Identifie les principales parties prenantes, soutient l’élaboration d’une stratégie de communication, identifie les impacts et/ou les risques potentiels et élabore des stratégies d’atténuation.
  • Établir activement des relations de travail solides et des partenariats de confiance au sein de tous les groupes de parties prenantes et entre eux en développant et en entretenant une solide connaissance pratique de l’environnement et des tendances de l’entreprise et en tirant parti de cette compréhension pour fournir des solutions pratiques, un accompagnement, des conseils et un soutien.
  • Collaborer en permanence avec la gestion des talents et soutenir ces équipes dans l’évolution des programmes, des politiques et des pratiques en matière de ressources humaines dans l’ensemble de l’APPR.
  • Interagit avec les employés à tous les niveaux de l’organisation, sachant que les RH sont un prestataire de services internes et qu’elles doivent offrir un service de qualité supérieure aux employés et aux cadres.
  • Travaille en étroite collaboration avec le partenaire en matière de santé et de sécurité pour soutenir tous les aspects du bien-être des employés, y compris le soutien d’un cadre global de santé mentale.
  • Il répond aux besoins actuels et futurs de l’entreprise par le développement, l’engagement, la motivation et la préservation du capital humain.
  • Participer aux réunions interdépartementales avec d’autres responsables, le cas échéant.
  • Organise des entretiens de sortie.
  • Former les employés aux politiques et procédures en fonction des besoins des employés et de l’entreprise et contribuer à l’élaboration des politiques et procédures RH de l’APPR pour les aligner sur l’objectif et les valeurs de l’APPR.
  • Assister les responsables dans l’administration des politiques et procédures de l’APPR.
  • Comprend et fournit aux employés des conseils en matière de rémunération et d’avantages sociaux.
  • Effectuer d’autres tâches connexes en fonction des besoins.

SPÉCIFICATIONS DU POSTE

Éducation formelle

  • De préférence, un diplôme universitaire, avec une spécialisation en gestion d’entreprise ou en gestion des ressources humaines.
  • Une accréditation professionnelle valide de Chartered Professional in Human Resources (CPHR) est un atout.

Expérience pertinente

  • Trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans une fonction de généraliste en ressources humaines.
  • Expérience approfondie des logiciels SIRH

Autres exigences

  • Connaissance de la législation applicable en matière de ressources humaines et des tendances et questions actuelles dans ce domaine.
  • Valorise les personnes et fait preuve d’une réelle attention à l’égard des autres.
  • Bonnes compétences en matière de facilitation et de coaching.
  • Bonne capacité à résoudre les conflits.
  • Écoute active Compétences.
  • Compétences en matière d’analyse et de réflexion stratégique.
  • Favorise un environnement de travail positif.
  • Enthousiaste et motivé. Travaille bien individuellement et en équipe.
  • Résiliente. Accepte le changement et s’en nourrit.
  • Bonne aptitude à établir des relations. Capable d’établir la confiance et la crédibilité et de nouer des relations efficaces avec tous les niveaux d’employés.
  • Capable d’identifier les possibilités d’amélioration des processus.
  • Capacité à gérer plusieurs projets simultanément et à gérer efficacement des priorités changeantes.
  • Capacité à réussir dans un environnement en évolution rapide.
  • Maîtrise de MS Office, en particulier de Word, Excel et PowerPoint.
  • Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
  • Être en mesure d’obtenir une habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada.
  • Posséder un permis de conduire valide de classe 5.

Nous prévoyons des aménagements raisonnables pour les candidats pendant le processus de recrutement et de sélection et pour les employés de l’APPR, si nécessaire. Si vous avez besoin d’aide pour postuler à ce poste, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : careers@rupertport.com

Les personnes d’origine autochtone sont vivement encouragées à poser leur candidature.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature à l’adresse suivante careers@rupertport.com