Assistant(e) administratif(ve)

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la responsabilité du vice-président chargé des affaires commerciales et réglementaires, l’assistant administratif fournit un soutien administratif de haut niveau au vice-président, au conseil d’administration de l’APPR et au secrétaire général adjoint et responsable de la conformité, en veillant à l’efficacité et au bon fonctionnement des dossiers, des activités et des calendriers.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

Fournir des services d’appui au vice-président et au conseil d’administration en veillant à ce que la correspondance, les rendez-vous et les services administratifs soient traités efficacement, ce qui implique d’assurer un classement, une réponse et un suivi appropriés et opportuns des courriels, des documents et des dossiers et de maintenir une connaissance pratique des divers dossiers, initiatives et contacts du vice-président et du conseil d’administration.
Veiller à ce que tous les dossiers et la correspondance confidentiels (courriels, lettres, contrats, réunions, etc.) soient traités de manière confidentielle, professionnelle et efficace.
Fournir un soutien administratif aux divers dossiers et initiatives du secrétaire général adjoint et du responsable de la conformité, et maintenir une connaissance pratique de ces dossiers et initiatives, et veiller à ce que la correspondance, les rendez-vous et les services administratifs soient traités de manière efficace.
Responsable de la saisie et de la mise à jour de la correspondance, des documents et des autres pièces du dossier du vice-président et du conseil d’administration dans la base de données électronique (M-Files et système d’archivage du département) en temps voulu et de la préparation des rapports automatisés nécessaires.
Préparer une variété de correspondance, de lettres juridiques, de documents juridiques, de présentations et de rapports pour le vice-président, le conseil d’administration et le secrétaire général adjoint et responsable de la conformité et, sous la direction du vice-président, effectuer des recherches et mener à bien des projets spéciaux, le cas échéant.
Coordonne les réunions d’affaires, les déjeuners et autres événements spéciaux, selon les besoins.
Responsable de la coordination de tous les déplacements et de la préparation des notes de frais et des formulaires de congé pour le vice-président, le secrétaire général adjoint et le responsable de la conformité, ainsi que pour le conseil d’administration.
Entretenir de bonnes relations avec le public en veillant à ce que les personnes qui appellent, tant en personne qu’au téléphone, reçoivent les informations requises ou soient dirigées vers la personne appropriée.
Fournit un soutien administratif aux autres départements de l’APPR, le cas échéant.
Effectuer d’autres tâches connexes, le cas échéant.

LES CONDITIONS DE TRAVAIL

Travailler principalement dans un environnement de bureau
Poste régulier à temps plein (37,5 heures par semaine)
Les horaires de travail réguliers sont du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30, avec une pause déjeuner d’une heure.

SPÉCIFICATIONS DU POSTE
Éducation formelle

Enseignement post-secondaire
Une certification d’auxiliaire juridique ou de parajuriste délivrée par une organisation accréditée ou une certification comparable serait un avantage.

Expérience connexe

Trois à cinq ans d’expérience à un poste administratif dans un environnement d’entreprise complexe et à fort volume, ou en tant que juriste ou parajuriste dans un service juridique d’entreprise ou un cabinet d’avocats, ou une expérience comparable.

Autres exigences

Expérience de la documentation relative aux baux et du travail juridique connexe.
Bonne communication orale et écrite.
Bonne capacité d’organisation et souci du détail.
Bonne compréhension des pratiques, procédures, logiciels et équipements de bureau modernes.
Excellent jugement et tact dans le traitement de questions sensibles et d’informations confidentielles.
Bonne aptitude à établir des relations. Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec tous les employés.
Capacité avérée à gérer plusieurs projets simultanément et à gérer efficacement des priorités changeantes.
Enthousiaste et motivé. Travaille bien individuellement et en équipe.
Créatif et intuitif. Résiliente. Accepte le changement et s’en nourrit.
S’épanouit dans un environnement à rythme élevé.
Démontre son engagement à l’égard de la vision et de la mission du port.
Maîtrise de MS Office, en particulier Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
Être en mesure d’obtenir une habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada.

Les personnes d’origine autochtone sont vivement encouragées à poser leur candidature.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en toute confidentialité avant le mardi 24 janvier 2023.

Directeur des ressources humaines

Autorité portuaire de Prince Rupert

200 – 215 Cow Bay Road

Prince Rupert, B.C., V8J 1A2

Fax : (250) 627-8980

Courriel : careers@rupertport.com

Les demandes de renseignements par téléphone sont interdites.