Assistant(e) administratif(ve)


Assistant(e) administratif(ve)

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la responsabilité du vice-président chargé des affaires commerciales et réglementaires, l’assistant administratif fournit un soutien administratif de haut niveau au vice-président, au conseil d’administration de l’APPR et au secrétaire général adjoint et responsable de la conformité, en veillant à l’efficacité et au bon fonctionnement des dossiers, des activités et des calendriers.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

  1. Fournir des services d’appui au vice-président et au conseil d’administration en veillant à ce que la correspondance, les rendez-vous et les services administratifs soient traités efficacement, ce qui implique d’assurer un classement, une réponse et un suivi appropriés et opportuns des courriels, des documents et des dossiers et de maintenir une connaissance pratique des divers dossiers, initiatives et contacts du vice-président et du conseil d’administration.
  2. Veiller à ce que tous les dossiers et la correspondance confidentiels (courriels, lettres, contrats, réunions, etc.) soient traités de manière confidentielle, professionnelle et efficace.
  3. Fournir un soutien administratif aux divers dossiers et initiatives du secrétaire général adjoint et du responsable de la conformité, et maintenir une connaissance pratique de ces dossiers et initiatives, et veiller à ce que la correspondance, les rendez-vous et les services administratifs soient traités de manière efficace.
  4. Responsable de la saisie et de la mise à jour de la correspondance, des documents et des autres pièces du dossier du vice-président et du conseil d’administration dans la base de données électronique (M-Files et système d’archivage du département) en temps voulu et de la préparation des rapports automatisés nécessaires.
  5. Préparer une variété de correspondance, de lettres juridiques, de documents juridiques, de présentations et de rapports pour le vice-président, le conseil d’administration et le secrétaire général adjoint et responsable de la conformité et, sous la direction du vice-président, effectuer des recherches et mener à bien des projets spéciaux, le cas échéant.
  6. Coordonne les réunions d’affaires, les déjeuners et autres événements spéciaux, selon les besoins.
  7. Responsable de la coordination de tous les déplacements et de la préparation des notes de frais et des formulaires de congé pour le vice-président, le secrétaire général adjoint et le responsable de la conformité, ainsi que pour le conseil d’administration.
  8. Entretenir de bonnes relations avec le public en veillant à ce que les personnes qui appellent, tant en personne qu’au téléphone, reçoivent les informations requises ou soient dirigées vers la personne appropriée.
  9. Fournit un soutien administratif aux autres départements de l’APPR, le cas échéant.
  10. Effectuer d’autres tâches connexes, le cas échéant.

LES CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Travailler principalement dans un environnement de bureau
  • Poste régulier à temps plein (37,5 heures par semaine)
  • Les horaires de travail réguliers sont du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30, avec une pause déjeuner d’une heure.

SPÉCIFICATIONS DU POSTE
Éducation formelle

  • Enseignement post-secondaire
  • Une certification d’auxiliaire juridique ou de parajuriste délivrée par une organisation accréditée ou une certification comparable serait un avantage.

Expérience connexe

  • Trois à cinq ans d’expérience à un poste administratif dans un environnement d’entreprise complexe et à fort volume, ou en tant que juriste ou parajuriste dans un service juridique d’entreprise ou un cabinet d’avocats, ou une expérience comparable.

Autres exigences

  • Expérience de la documentation relative aux baux et du travail juridique connexe.
  • Bonne communication orale et écrite.
  • Bonne capacité d’organisation et souci du détail.
  • Bonne compréhension des pratiques, procédures, logiciels et équipements de bureau modernes.
  • Excellent jugement et tact dans le traitement de questions sensibles et d’informations confidentielles.
  • Bonne aptitude à établir des relations. Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec tous les employés.
  • Capacité avérée à gérer plusieurs projets simultanément et à gérer efficacement des priorités changeantes.
  • Enthousiaste et motivé. Travaille bien individuellement et en équipe.
  • Créatif et intuitif. Résiliente. Accepte le changement et s’en nourrit.
  • S’épanouit dans un environnement à rythme élevé.
  • Démontre son engagement à l’égard de la vision et de la mission du port.
  • Maîtrise de MS Office, en particulier Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
  • Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
  • Être en mesure d’obtenir une habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada.

Les personnes d’origine autochtone sont vivement encouragées à poser leur candidature.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en toute confidentialité avant le mardi 24 janvier 2023.

Directeur des ressources humaines

Autorité portuaire de Prince Rupert

200 – 215 Cow Bay Road

Prince Rupert, B.C., V8J 1A2

Fax : (250) 627-8980

Courriel : careers@rupertport.com

Les demandes de renseignements par téléphone sont interdites.

Assistant(e) administratif(ve)

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en toute confidentialité avant le lundi 24 janvier 2023.

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Poste

Date de publication
Date de clôture

L’OPPORTUNITÉ

Sous la responsabilité du directeur des opérations et des services des ressources humaines, le partenaire commercial des ressources humaines aide le directeur des opérations et des services des ressources humaines à élaborer, déployer et administrer des initiatives, des politiques et des programmes clés en matière de ressources humaines, qui sont alignés sur les objectifs stratégiques du port et contribuent à leur réalisation.

En particulier, le titulaire apporte son soutien à la conception et à la mise en œuvre des meilleures pratiques et des solutions en matière de ressources humaines concernant les relations avec les employés, la politique, les procédures et les processus en matière de ressources humaines, les cycles de ressources humaines, y compris la planification de la main-d’œuvre, la gestion des performances, la planification de la succession, la rémunération et les avantages sociaux, et le système d’information sur les ressources humaines.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

  • Faire le lien entre la direction et les relations avec les employés en répondant aux demandes ou à d’autres questions.
  • Fournir des conseils stratégiques, des orientations et des solutions aux cadres supérieurs et aux dirigeants de l’organisation sur des initiatives et des questions complexes en matière de ressources humaines qui ont des répercussions à long terme.
  • Partenaire des clients, en tant que partie prenante stratégique, pour guider les initiatives de gestion du changement en définissant la stratégie, le processus et les outils de soutien pour répondre aux besoins tels que: les structures organisationnelles et les examens de la conception, la gestion du changement, la résolution des conflits, la planification du personnel, les stratégies de ressourcement, la gestion des performances annuelles, la gestion progressive des performances, la planification de la succession, les activités de continuité des activités et les projets spéciaux.
  • Contribue à établir des lignes directrices et des principes en matière de stratégie, de planification, de communication et de réflexion sur l’efficacité du changement et de sa mise en œuvre.
  • Utilise l’analyse des données pour anticiper et résoudre les défis commerciaux actuels et futurs afin d’éclairer la stratégie à venir et d’identifier les intérêts concurrents et les risques éventuels.
  • Fournir un encadrement et des conseils aux dirigeants de l’organisation dans le cadre d’initiatives de conception organisationnelle.
  • Il collabore de manière proactive avec les superviseurs/gestionnaires afin de réduire au minimum les problèmes liés aux relations avec les employés, les problèmes de performance au travail et les plaintes, et de contribuer à la gestion progressive des performances.
  • Identifie les principales parties prenantes, soutient l’élaboration d’une stratégie de communication, identifie les impacts et/ou les risques potentiels et élabore des stratégies d’atténuation.
  • Établir activement des relations de travail solides et des partenariats de confiance au sein de tous les groupes de parties prenantes et entre eux en développant et en entretenant une solide connaissance pratique de l’environnement et des tendances de l’entreprise et en tirant parti de cette compréhension pour fournir des solutions pratiques, un accompagnement, des conseils et un soutien.
  • Collaborer en permanence avec la gestion des talents et soutenir ces équipes dans l’évolution des programmes, des politiques et des pratiques en matière de ressources humaines dans l’ensemble de l’APPR.
  • Interagit avec les employés à tous les niveaux de l’organisation, sachant que les RH sont un prestataire de services internes et qu’elles doivent offrir un service de qualité supérieure aux employés et aux cadres.
  • Travaille en étroite collaboration avec le partenaire en matière de santé et de sécurité pour soutenir tous les aspects du bien-être des employés, y compris le soutien d’un cadre global de santé mentale.
  • Il répond aux besoins actuels et futurs de l’entreprise par le développement, l’engagement, la motivation et la préservation du capital humain.
  • Participer aux réunions interdépartementales avec d’autres responsables, le cas échéant.
  • Organise des entretiens de sortie.
  • Former les employés aux politiques et procédures en fonction des besoins des employés et de l’entreprise et contribuer à l’élaboration des politiques et procédures RH de l’APPR pour les aligner sur l’objectif et les valeurs de l’APPR.
  • Assister les responsables dans l’administration des politiques et procédures de l’APPR.
  • Comprend et fournit aux employés des conseils en matière de rémunération et d’avantages sociaux.
  • Effectuer d’autres tâches connexes en fonction des besoins.

SPÉCIFICATIONS DU POSTE

Éducation formelle

  • De préférence, un diplôme universitaire, avec une spécialisation en gestion d’entreprise ou en gestion des ressources humaines.
  • Une accréditation professionnelle valide de Chartered Professional in Human Resources (CPHR) est un atout.

Expérience pertinente

  • Trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans une fonction de généraliste en ressources humaines.
  • Expérience approfondie des logiciels SIRH

Autres exigences

  • Connaissance de la législation applicable en matière de ressources humaines et des tendances et questions actuelles dans ce domaine.
  • Valorise les personnes et fait preuve d’une réelle attention à l’égard des autres.
  • Bonnes compétences en matière de facilitation et de coaching.
  • Bonne capacité à résoudre les conflits.
  • Écoute active Compétences.
  • Compétences en matière d’analyse et de réflexion stratégique.
  • Favorise un environnement de travail positif.
  • Enthousiaste et motivé. Travaille bien individuellement et en équipe.
  • Résiliente. Accepte le changement et s’en nourrit.
  • Bonne aptitude à établir des relations. Capable d’établir la confiance et la crédibilité et de nouer des relations efficaces avec tous les niveaux d’employés.
  • Capable d’identifier les possibilités d’amélioration des processus.
  • Capacité à gérer plusieurs projets simultanément et à gérer efficacement des priorités changeantes.
  • Capacité à réussir dans un environnement en évolution rapide.
  • Maîtrise de MS Office, en particulier de Word, Excel et PowerPoint.
  • Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
  • Être en mesure d’obtenir une habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada.
  • Posséder un permis de conduire valide de classe 5.

Nous prévoyons des aménagements raisonnables pour les candidats pendant le processus de recrutement et de sélection et pour les employés de l’APPR, si nécessaire. Si vous avez besoin d’aide pour postuler à ce poste, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : careers@rupertport.com

Les personnes d’origine autochtone sont vivement encouragées à poser leur candidature.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature à l’adresse suivante careers@rupertport.com