Résumé du poste

L’assistant(e) exécutif(ve) du président et du directeur général est chargé(e) de toutes les tâches administratives et administratives.
les services de secrétariat requis par le président, en soutenant l’efficacité de l’équipe de direction et en supervisant la fourniture efficace de services administratifs dans l’ensemble de l’organisation.

Responsabilités du poste

• Assister le président-directeur général en veillant à l’efficacité et au bon déroulement des activités, des horaires et de l’administration du bureau du président-directeur général.
• Préparer une variété de correspondances, de rapports et de soumissions pour le président-directeur général et d’autres membres du personnel.
  les équipes de projet pour soutenir une communication et une coordination efficaces des initiatives stratégiques, le cas échéant.
• Facilite la communication entre les équipes de projets stratégiques, les chefs de service et les responsables d’unité opérationnelle,
  et les gestionnaires de projet afin de renforcer l’alignement et la coordination de l’organisation.
• Maintenir une connaissance administrative pratique des différents dossiers, initiatives et contacts du président-directeur général afin d’assurer une réponse et un suivi appropriés, en fournissant des conseils et des rappels administratifs pour garantir une gestion efficace et efficiente.
• Coordonne la réalisation de divers rapports et documents, y compris le soutien à l’élaboration de divers rapports de gestion destinés au conseil d’administration, du plan d’entreprise quinquennal et du budget de fonctionnement annuel.
• Assister le président-directeur général dans le maintien d’un bureau organisé et d’un système d’archivage, et coordonner toutes les activités de l’entreprise.
  classement de la correspondance relative au bureau du président-directeur général.
• Coordonne tous les arrangements de voyage et prépare les notes de frais pour le compte du président&.
  PDG.
• Coordonne la logistique des réunions de l’équipe de direction, des séminaires, des ateliers, des projets spéciaux et des réunions de l’équipe de direction.
  événements. Responsable de l’enregistrement, de la préparation et de la distribution des procès-verbaux des réunions internes de la direction du port.
  réunions.
• Recevoir et contrôler le courrier entrant, les appels téléphoniques et les courriels au nom du président-directeur général.
  pour contribuer à l’efficacité des communications. Examiner tous les documents, rapports et correspondances
  préparé pour les signatures exécutives en ce qui concerne le format, le contenu, la grammaire et l’orthographe, et apporte les modifications nécessaires.
  nécessaires. Renvoyer et/ou rediriger les appels, les courriels ou les visiteurs vers l’équipe de direction appropriée.
  le cas échéant.
• Il/elle supervise les fonctions administratives à l’échelle de l’organisation afin de garantir l’efficacité des opérations de bureau et des services administratifs dans l’ensemble de l’organisation, et lance des projets et des initiatives visant à améliorer la coordination, la communication et la collaboration dans l’ensemble de l’organisation.
• Maintenir et coordonner le calendrier du président et du directeur général, en coordonnant les horaires de travail et les activités de l’équipe de direction.
  les calendriers des cadres supérieurs de l’ensemble de l’équipe administrative.
• Mener à bien diverses initiatives de développement de l’entreprise et des missions de recherche pour le compte de la direction générale de l’entreprise.
  Président et directeur général.
• Coordonne les réunions d’affaires, les déjeuners et autres événements spéciaux, selon les besoins.
• D’autres tâches sont assignées en fonction des besoins.

Caractéristiques de l’emploi

Éducation

• L’enseignement post-secondaire en entreprise.
• L’obtention d’un diplôme de secrétaire administratif et/ou juridique est un atout.

Expérience connexe

• Au moins cinq ans d’expérience dans l’industrie.

Autres exigences

• Personne autonome et travaillant bien dans un environnement d’équipe.
• Valorise les personnes et fait preuve d’une réelle attention à l’égard des autres.
• Présente une image positive et professionnelle du bureau exécutif à tous les visiteurs et fournisseurs,
  et d’autres personnes.
• Bonne aptitude à établir des relations. Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces
  avec tous les niveaux d’employés.
• Bonne connaissance de l’informatique et maîtrise de MS Office, en particulier de Word, d’Excel et d’autres logiciels.
  PowerPoint.
• S’épanouir dans un environnement entrepreneurial au rythme soutenu.
• Bon jugement et tact dans le traitement de questions sensibles et d’informations confidentielles.
• Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
• Être en mesure d’obtenir une habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada.
• Posséder un permis de conduire valide de classe 5.

Le salaire de base initial pour ce poste est compris entre 83 418 et 104 273 dollars .

Les candidats intéressés sont priés d’envoyer leur candidature par courrier électronique à l’adresse suivante : careers@rupertport.com.

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