Adjoint administratif – Opérations, planification et infrastructure

SOMMAIRE DE POSITION

Sous la direction du vice-président chargé des opérations, de la planification et de l’infrastructure, l’assistant administratif est chargé de fournir efficacement le soutien administratif et les services de secrétariat nécessaires au coordinateur administratif et au département de développement de projets du port.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

Fournir des services de soutien au vice-président des opérations, de la planification et de l’infrastructure et au département de développement de projets en veillant à ce que la correspondance, les rendez-vous et les services administratifs soient gérés efficacement.
Préparer un nombre de correspondances, de rapports, et de soumissions pour le VP des opérations, planification et de l’infrastructure, et d’autre personnel de département.
Répondre aux besoins de déplacement départemental y compris la réservation des vols et hébergement, et de préparer les rapports de dépenses de déplacement.
Assister avec la préparation du rapport de Direction au Conseil d’Administration et contribuer à la production du tableau de bord des opérations en rassemblant et alimentant des informations statistiques à propos des activités de trafic maritime et de terrestre.
Assister avec la bonne documentation du lecteur réseau du département ainsi que la coordination des transferts de fiches de SharePoint avec de consultants, d’entrepreneurs, et de partisans des projets. Télécharger et supprimer les documents à l’heure voulue.
Fournir le soutien et l’aide administratif au département de développement des projets et à l’équipe de projet, c’est-à-dire les commandes de signalisation, les missions de recherche, la réservation des salles de réunion, la coordination des réunions d’affaires et des déjeuners, l’enregistrement et la préparation des procès-verbaux et des ordres du jour des réunions de projet et de département, la compilation des documents relatifs aux mesures à prendre et leur distribution aux destinataires, l’organisation de visites, l’aide à la préparation des présentations PowerPoint, l’impression et la numérisation des dessins de grands formats, ainsi que d’autres fonctions spéciales demandées.
Assurer la liaison avec les consultants, les locataires et les contractants en ce qui concerne les réunions, l’organisation des visites, les déplacements, la distribution des notes de réunion, etc.
Maintenir à jour la bibliothèque de rapports et de documents du service, tant électroniques que sur papier, y compris l’attribution de numéros de documents, et entretient le papier ainsi que les cartouches d’encre pour l’imprimante et la table traçante. Remplacer les rouleaux de papier et les cartouches d’encre vides tels que requis.
Fournir le soutien aux adjoints administratifs des départements Opérations, Planification et Infrastructure en fonction des besoins et participer à l’attribution des titres, à la facturation et à l’archivage de la maintenance, ainsi qu’à l’assistance aux projets.
Entretenir de bonnes relations avec le public en veillant à ce que les personnes qui appellent, tant en personne qu’au téléphone, reçoivent les informations requises ou soient dirigées vers la personne appropriée.
Accomplir des autres tâches selon les instructions du vice-président chargé des opérations, de la planification et de l’infrastructure.
Fournir du soulagement pour le réceptionniste, en cas échéant.

SPÉCIFICATIONS DU POSTE

Éducation formelle

L’enseignement post-secondaire.

Expérience pertinente

Une à trois années d’expérience dans l’industrie.

Autres exigences

Bonne connaissance d’ordinateurs et maîtrise de MS Office, en particulier Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
S’épanouir dans un environnement dynamique et entrepreneurial.
Résiliente. Accepter les changements et s’en nourrit.
Bonnes compétences de communication à l’oral et à l’écrit.
Bonnes compétences analytiques, à résoudre les problèmes et l’organisation.
Bonne aptitude au service à la clientèle.
Capable de travailler avec un multiple de tâches simultanément et d’effectivement traiter des priorités qui changent.
Enthousiaste et motivé. Travaille bien individuellement et en équipe.
Bonne attention aux détails.
Bonne aptitude à établir des relations. Capable d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec les employés à tous les niveaux de l’organisation.
Individuelle auto dirigée.
Démontrer son engagement à l’égard de la vision et de la mission du port.
Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
Capable d’obtenir d’habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transport Canada.
Posséder un permis de conduire valide de classe 5 en Colombie-Britannique.

Le salaire de base initial pour ce poste est compris entre 63 011 et 78 763 dollars.

L’équité, la diversité, l’inclusion et l’appartenance sont au cœur de la culture de l’APPR et jouent un rôle essentiel dans notre stratégie de croissance. Nous nous engageons à faire en sorte que chacun ait un sentiment d’appartenance et puisse contribuer au maximum de son potentiel. C’est grâce à nos différences que de grandes choses se produisent ici. Si vous êtes un candidat ayant besoin d’aménagements ou d’une assistance particulière tout au long de la procédure d’entretien, veuillez en faire la demande par courriel à l’adresse careers@rupertport.com.