Adjoint administratif – Affaires publiques et développement durable

Sous la direction du vice-président chargé des affaires publiques et du développement durable, l’adjoint(e) administratif(ve) assure des fonctions d’adjoint(e) de direction et de soutien administratif pour le département.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

Gérer le système de gestion des documents du département et coordonner l’organisation des documents du département.
Gérer les systèmes de suivi administratif du département pour les demandes de remboursement de frais, les voyages d’affaires et les horaires du personnel.
Coordonner l’accueil des délégations au port de Prince Rupert, y compris l’élaboration d’itinéraires et la logistique des voyages pour le département.
Coordonner les réunions d’affaires, les déjeuners et autres événements spéciaux.
Répondre aux besoins de déplacement du département des affaires publiques et du développement durable. Planifier les réservations d’hébergement et de vols et se procurer les documents nécessaires, tels que l’inscription, le passeport et le paiement, et traiter tous les rapports de frais.
Fournir des services de soutien (y compris la coordination des rapports de gestion, des rapports budgétaires, la coordination des conférences et des vidéo-conférences, la coordination et la programmation des réunions et la rédaction d’un compte rendu des délibérations de la réunion, etc.) pour les activités du département.
Soutenir la coordination des programmes d’affaires publiques, y compris les forums d’information communautaires, les demandes de dons et les demandes de fonds d’investissement communautaires, ainsi que d’autres initiatives d’engagement public.
Assurer que la base de données de gestion des relations avec la clientèle du département soit mise à jour pour suivre la communication et l’engagement avec les principales parties prenantes.
Assurer le rôle de point de contact pour le département des affaires publiques et du développement durable en répondant aux demandes d’information et en dirigeant les demandes vers les responsables de programme appropriés.
Fournir un soutien administratif (y compris la préparation de correspondances et la réalisation de travaux de recherche) à l’ensemble du personnel du département.
Participer à des initiatives et à des événements d’engagement communautaire et public en tant que membre de l’équipe des affaires publiques, selon les besoins.
Accueillir les visiteurs au centre d’interprétation du port et répondre aux questions relatives au port et à la communauté, tels que requis.
Fournir un soutien administratif à d’autres départements, tel que requis.
Effectuer d’autres tâches d’adjoint de direction selon les instructions du vice-président.

SPÉCIFICATIONS DU POSTE

Éducation formelle

Une formation post-secondaire est un atout.

Expérience pertinente

Au moins cinq ans d’expérience dans ce domaine.

Autres exigences

Bonne aptitude à la communication orale et écrite, notamment en ce qui concerne la correspondance.
Bonne compétence en matière de service à la clientèle.
Bonne capacité à résoudre les problèmes et à s’organiser.
Bon jugement et tact dans le traitement de questions sensibles et d’informations confidentielles.
Bonne compétence à établir des relations. Capable d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec tous les niveaux d’employés.
Capacité avérée à gérer plusieurs projets simultanément et à gérer efficacement des priorités changeantes.
Enthousiaste et motivé. Travailler bien individuellement et en équipe.
Créatif et intuitif.
Résiliente. Accepter et s’épanouir dans le changement et dans un environnement en constante évolution.
Maîtrise de MS Office, en particulier de Microsoft Word, Excel et Powerpoint.
Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
Capable d’obtenir une habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada.
Posséder un permis de conduire valide de classe 5.

Le salaire de base initial pour ce poste est compris entre 63 011 et 78 763 dollars.

L’équité, la diversité, l’inclusion et l’appartenance sont au cœur de la culture de l’APPR et jouent un rôle essentiel dans notre stratégie de croissance. Nous nous engageons à faire en sorte que chacun ait un sentiment d’appartenance et puisse contribuer au maximum de son potentiel. C’est grâce à nos différences que de grandes choses se produisent ici. Si vous êtes un candidat ayant besoin d’aménagements ou d’une assistance particulière tout au long de la procédure d’entretien, veuillez en faire la demande par courriel à l’adresse careers@rupertport.com.

Les personnes d’origine autochtone sont vivement encouragées à poser leur candidature.