SOMMAIRE DE POSITION

Sous la direction de Vice-Président, l’Adjoint Juridique est responsable à fournir de soutien juridique de niveau exécutif pour le Vice-Président, le Conseil d’Administration, et l’Agent de conformité et secrétaire corporatif adjoint. L’adjoint juridique s’assure de coordination et d’entretien de responsabilités et fonctions du département des affaires commerciaux et réglementaires, y compris la surveillance des dossiers, des activités, et l’horaire du département.

RESPONSABILITÉS

• Fournir de soutien au niveau exécutif pour le Vice-Président et le Conseil d’administration en assurant que les correspondances, les engagements, et les services administratifs sont gérés efficacement, y compris de dépôt à l’heure voulue, de réponses, et de courriels de suivis tandis qu’entretenant de connaissance pratique des dossiers commerciaux en cours, des initiatives, et de contrats du Vice-Président et le Conseil d’administration.
• Recevoir et gérer des correspondances qui s’en viennent, des appels de téléphone, et de courriels au nom du Vice-Président, en fournissant des rappels opportunément pour assurer des réponses efficaces tandis qu’en aidant le Vice-Président d’entretenir des opérations douces et efficaces d’activités, d’horaire, et d’administration du bureau du Vice-Président.
• Veiller que tous les dossiers et correspondances confidentielles soient gérées avec confiance, de professionnalisme et efficacement.
• Maintenir une connaissance pratique des dossiers corporatifs divers, y compris des initiatives commerciales, de contrats, de projets et de dossiers réglementaires du Vice-Président et de l’Agent de conformité et secrétaire corporatif adjoint, en assurant des réponses et des suivis appropriés, en fournissant de conseil administratif et des rappels en tant que veiller la gestion efficace.
• Gérer des dossiers électroniques et de flux de travail pour le Vice-Président et le Conseil d’Administration en accord avec les politiques et processus à l’interne, en assurant que les documents et correspondances sont classées de manière appropriée dans les bases de données (M-Files et Diligent Boards).
• Préparer de correspondances diverses, des documents légaux, des notes, des présentations, des ordres du jour, et de rapports pour le Vice-Président, le Conseil d’Administration, et l’Agent de conformité et secrétaire corporatif adjoint.
• Effectuer des recherches juridiques, rédiger des rapports et réaliser des projets spéciaux, selon les besoins.
• Coordonner de réunions d’entreprise, des déjeuners, et d’autres fonctions spéciales.
• Responsable de la mise à jour de manuel de gouvernance du Conseil d’Administration, le calendrier du Conseil d’Administration le guide de direction, et autres ressources si nécessaires, et pour la rédaction des ordres du jour du Conseil d’Administration, de contenu pour le rapport de Direction, et de propositions du Conseil d’Administration, en plus à développer autres ressources du Conseil d’Administration, selon le besoin.
• Responsable de coordonner le déplacement, et de préparer les demandes de remboursement et de rapports pour le Vice-Président, l’Agent de conformité et secrétaire corporatif associé, et le Conseil d’Administration.
• Fournir de soutien légale et administrative pour les autres départements de l’APPR, selon le besoin.
• Vérifier la présentation, le contenu, la grammaire et l’orthographe de tous les documents, rapports et courriers et procéder aux modifications nécessaires.
• Responsable de la surveillance générale du département des affaires commerciales et réglementaires, y compris d’entretenant des calendriers du département, d’horaires, et listes de tâches, en coordonnant des missions de tâches pour le département, et de documenter des dossiers et calendriers des dates en cours applicable ou d’autres échéances professionnelles.
• Suivre les réalisations et le progrès vers des objectifs stratégiques structurelles du département d’ARC. Responsable de mener le sondage annuel du département légal, et de suivre les résultats des ICPs.
• Coordonner le développement du budget et processus de révision pour le département en assurant que les échéances sont réalisées. Responsable d’organiser des révisions du budget régulièrement et de veiller que les factures sont correctement codifiées par le Département de finances.
• Assister aux réunions de départements et projets pour l’enregistrement des activités, des discours de réunions, des mesures d’action, et des résultats pour les dossiers corporatifs.
• Effecteur d’autres tâches, selon les besoins.

SPÉCIFICATIONS DU POSTE

Éducation formelle

• Au moins deux ans d’études post-secondaires – le titre d’adjoint juridique ou un diplôme universitaire est considéré comme un atout.

Expérience pertinente

• Au moins 5 ans d’expérience en tant qu’adjoint de direction, adjoint juridique ou toute autre expérience comparable.

Autres exigences

• Solide connaissance de l’informatique et maîtrise de MS Office, en particulier Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
• Solides compétences en matière de communication orale et écrite.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Faire preuve de discernement et de tact dans le traitement de questions sensibles et d’informations confidentielles.
• Bonnes compétences interpersonnelles avec une capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces.
• Démontrer la capacité de gérer un multiple de projets simultanément et de mener effectivement les priorités qui changent.
• Enthousiaste et motivé. Travailler bien individuellement et en équipe.
• Capacité à gérer des tâches multiples et à respecter les délais.
• Résiliente. Accepter les changements et s’en nourrit.
• Capable d’obtenir d’habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transport Canada.
• Posséder un permis de conduire valide de classe 5.

Le salaire de base initial pour ce poste est compris entre 74 092 $ et 92 615 $.

L’équité, la diversité, l’inclusion et l’appartenance sont au cœur de la culture de l’APPR et jouent un rôle essentiel dans notre stratégie de croissance. Nous nous engageons à faire en sorte que chacun ait un sentiment d’appartenance et puisse contribuer au maximum de son potentiel. C’est grâce à nos différences que de grandes choses se produisent ici. Si vous êtes un candidat ayant besoin d’aménagements ou d’une assistance particulière tout au long de la procédure d’entretien, veuillez en faire la demande par courriel à l’adresse careers@rupertport.com.

Les personnes d’origine autochtone sont vivement encouragées à poser leur candidature.