{"id":14417,"date":"2023-03-20T20:33:32","date_gmt":"2023-03-20T20:33:32","guid":{"rendered":"https:\/\/massive.rupertport.com\/car\/assistante-administratifve\/"},"modified":"2023-07-28T16:38:00","modified_gmt":"2023-07-28T16:38:00","slug":"assistante-administratifve","status":"publish","type":"career","link":"https:\/\/www.rupertport.com\/fr\/car\/assistante-administratifve\/","title":{"rendered":"Assistant(e) administratif(ve)"},"content":{"rendered":"\n

R\u00c9SUM\u00c9 DU POSTE<\/strong><\/p>\n\n

Sous la responsabilit\u00e9 du vice-pr\u00e9sident charg\u00e9 des affaires publiques et du d\u00e9veloppement durable, l’assistant(e) administratif(ve) assure des fonctions d’assistant(e) de direction et de soutien administratif pour le d\u00e9partement.<\/p>\n\n

PRINCIPALES RESPONSABILIT\u00c9S DU POSTE<\/strong><\/p>\n\n

  1. G\u00e9rer le syst\u00e8me de gestion des documents du d\u00e9partement et coordonner l’organisation des documents du d\u00e9partement.<\/li>
  2. G\u00e8re un syst\u00e8me de suivi administratif du d\u00e9partement pour les demandes de remboursement de frais, les voyages d’affaires et les emplois du temps du personnel.<\/li>
  3. Coordonne l’accueil des d\u00e9l\u00e9gations en visite au port de Prince Rupert, notamment en soutenant l’\u00e9laboration d’itin\u00e9raires et la logistique des voyages pour le d\u00e9partement.<\/li>
  4. Coordonne les r\u00e9unions d’affaires, les d\u00e9jeuners et autres \u00e9v\u00e9nements sp\u00e9ciaux.<\/li>
  5. R\u00e9pondre aux besoins de d\u00e9placement du d\u00e9partement des affaires publiques et du d\u00e9veloppement durable. Il planifie les r\u00e9servations d’h\u00f4tel et de vol et se procure les documents n\u00e9cessaires, tels que l’inscription, le passeport et le paiement, et traite toutes les notes de frais.<\/li>
  6. Fournit des services de soutien (y compris la coordination des rapports de gestion, des rapports budg\u00e9taires, la coordination des conf\u00e9rences et des vid\u00e9oconf\u00e9rences, la coordination et la programmation des r\u00e9unions et la r\u00e9daction d’un compte rendu des d\u00e9lib\u00e9rations de la r\u00e9union, etc.<\/li>
  7. Soutenir la coordination des programmes d’affaires publiques, y compris les forums d’information communautaires, les demandes de dons et les demandes de fonds d’investissement communautaires, ainsi que d’autres initiatives d’engagement public.<\/li>
  8. Veille \u00e0 ce que la base de donn\u00e9es de gestion des relations avec la client\u00e8le du d\u00e9partement soit mise \u00e0 jour pour assurer le suivi de la communication et de l’engagement avec les principales parties prenantes.<\/li>
  9. Assurer le r\u00f4le de point de contact pour le d\u00e9partement des affaires publiques et du d\u00e9veloppement durable en r\u00e9pondant aux demandes d’information et en dirigeant les demandes vers les responsables de programme appropri\u00e9s.<\/li>
  10. Fournit un soutien administratif (y compris la pr\u00e9paration de correspondances et la r\u00e9alisation de travaux de recherche) \u00e0 l’ensemble du personnel du d\u00e9partement.<\/li>
  11. Participer \u00e0 des initiatives et \u00e0 des \u00e9v\u00e9nements d’engagement communautaire et public en tant que membre de l’\u00e9quipe des affaires publiques, selon les besoins.<\/li>
  12. Il accueille les visiteurs au centre d’interpr\u00e9tation du port et r\u00e9pond aux questions relatives au port et \u00e0 la communaut\u00e9, le cas \u00e9ch\u00e9ant.<\/li>
  13. Fournir un soutien administratif \u00e0 d’autres services, le cas \u00e9ch\u00e9ant.<\/li>
  14. Effectue d’autres t\u00e2ches d’assistant de direction selon les instructions du vice-pr\u00e9sident.<\/li><\/ol>\n\n

    LES CONDITIONS DE TRAVAIL<\/strong><\/p>\n\n