RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la responsabilité du vice-président chargé du développement du commerce et de l’immobilier, l’assistant administratif apporte un soutien administratif au vice-président et aux équipes chargées du développement du commerce et de l’immobilier afin d’assurer le fonctionnement efficace et harmonieux du département.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

1. Tenir à jour le système d’archivage du département et coordonner l’archivage de la correspondance du département.
2. Tient à jour un système de suivi administratif du département pour les demandes de remboursement de frais, les congés de maladie et les vacances.
3. Coordonne l’accueil des délégations en visite à l’autorité portuaire de Prince Rupert, notamment en soutenant l’élaboration d’itinéraires et la logistique des voyages pour le département.
4. Coordonne les réunions d’affaires, les déjeuners et autres événements spéciaux, selon les besoins.
5. Il répond aux besoins de voyage du département « Trade Development & Real Estate », notamment en réservant des vols et des hôtels et en traitant les rapports de frais de voyage.
6. Fournit des services de soutien (y compris la coordination des conférences téléphoniques et des vidéoconférences, la coordination et la programmation des réunions et la rédaction d’un compte rendu des réunions, etc.
7. Entretenir une correspondance professionnelle avec toutes les parties prenantes internes et externes.
8. Gérer le système de gestion des relations avec les clients (CRM) du département afin d’assurer une bonne organisation de l’enregistrement des contacts.
9. Coordonne l’introduction des rapports du département du développement du commerce et de l’immobilier, y compris le rapport de gestion destiné au conseil d’administration.
10. Fournit un soutien administratif (y compris la préparation de correspondances et la réalisation de travaux de recherche) à l’ensemble du personnel du département.
11. Fournir un soutien administratif à d’autres services, le cas échéant.
12. Assurer la suppléance de la réceptionniste, le cas échéant.

LES CONDITIONS DE TRAVAIL

• Travaille principalement dans un environnement de bureau
• Poste régulier à temps plein (37,5 heures par semaine).
• Les horaires de travail réguliers sont du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30, avec une pause déjeuner d’une heure (non rémunérée).

SPÉCIFICATIONS DU POSTE

Éducation formelle

Enseignement post-secondaire

Expérience connexe

Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine concerné

Autres exigences

• Bonnes aptitudes à la communication orale et écrite
• Bonnes compétences en matière de service à la clientèle
• Bonne capacité d’analyse, de résolution de problèmes et d’organisation.
• Bon jugement et tact dans le traitement de questions sensibles et d’informations confidentielles.
• Bonne aptitude à établir des relations. Capable d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec tous les niveaux d’employés.
• Capacité avérée à gérer plusieurs projets simultanément et à gérer efficacement des priorités changeantes.
• Enthousiaste et motivé. Travaille bien individuellement et en équipe.
• Créatif et intuitif
• Résiliente. Accepte le changement et s’en nourrit.
• S’épanouir dans un environnement entrepreneurial au rythme soutenu.
• Maîtrise de Microsoft Office, en particulier de Microsoft Word, Excel et PowerPoint
• Fournir la preuve d’une vaccination complète contre COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada.
• Posséder un permis de conduire valide de classe 5
• Capacité à obtenir une habilitation de sécurité dans le cadre du programme d’habilitation de sécurité de Transports Canada.

Les personnes d’origine autochtone sont vivement encouragées à poser leur candidature.

**Veuillez indiquer dans le champ « Message » du formulaire de candidature si vous vous identifiez comme autochtone.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature via ce lien avant le mercredi 7 juin 2023.

Ce poste n’est pas disponible pour le travail à distance.